در مرکز تمامی استانها، اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری ایجاد و مستقر شده است و نسبت به ثبت شرکتها در حوزه استان اقدام می نمایند. در تهران، اداره ثبت شرکتها به چهار اداره تخصصی شامل: اداره ثبت شرکتهای سهامی، اداره ثبت شرکتهای غیر سهامی، اداره ثبت موسسات غیر تجاری، شعب و نمایندگی خارجی تقسیم و صلاحیت تخصصی نسبت به ثبت شرکتها و موسسات غیر تجارتی دارند و دو اداره دیگر، یعنی اداره تعیین نام شرکتها و اداره نظارت بر امور ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری استانها، در ساختار اداره کل ثبت شرکت ها در نظر گرفته شده است. توجه: شعب و نمایندگی شرکت خارجی فقط در اداره ثبت شرکتهای تهران قابل ثبت میباشد. مضافا اینکه باید دانست در ارکان اجرایی شرکتهای خارجی و شعب و نمایندگی خارجی در ایران، سمت هایی مثل مدیرعامل یا رئیس هیئت مدیره پیش بینی نشده و اداره امور بر عهده نماینده عمده می باشد. مشخصات نماینده عمده باید در اظهارنامه تنظیمی و وکالتنامه مربوطه مشخص شود (ماده ۲۳ آیین نامه ثبت شرکتها، نماینده عمده شرکت خارجی را تعریف کرده است)
کلیه مراحل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری به صورت الکترونیکی انجام می شود. انواع فرم ها و اساسنامه ها و اظهار نامه همچنین مدارک لازم و راهنمای جامع ثبت شرکت ها و چگونگی دستورالعمل درخصوص درخواست نام و موضوع فعالیت در سایت اطلاع رسانی به نشانی sherkat.Ssaa.Ir قابل دسترسی است. همچنین مشخصات موسسان، مدیران و بازرسان شرکت به صورت الکترونیکی با پایگاه ثبت احوال و همچنین بدهکاران مالیاتی و کد فراگیر اتباع خارجی راستی آزمایی می شود. (مراجعه شود به دستورالعمل چگونگی ثبت الکترونیکی شرکت ها و موسسات غیر تجاری)
متقاضی ثبت شرکت تجاری و موسسه غیر تجاری یا وکیل شرکت که هم می تواند وکیل دادگستری باشد یا وکالت محضری داشته باشد، از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری به آدرس irsherkat.Ssaa.Ir می تواند درخواست پذیرش انواع ثبت تاسیس و تغییرات شرکت های تجارتی و موسسات غیر تجاری را از طریق درگاه اینترنتی انجام دهد بدون آنکه به واحد ثبتی مراجعه کند. متعاقباً نسبت به ارسال مدارک به آدرس تعیین شده اقدام کند.
در ثبت الکترونیکی، اطلاعات متقاضی ثبت شرکت، نام و اطلاعات شخص حقوقی، موضوع فعالیت، اطلاعات مرکز اصلی شرکت یا موسسه، نوع و میزان سرمایه شخص حقوقی، اطلاعات اشخاص شامل مشخصات کامل سهامداران و مدیران و بازرسان و شرکا و سمت آنها، و در صورت وجود شعبه: مشخصات و سمت در شعبه، اوراق شرکت از قبیل اظهارنامه (تقاضانامه)، اساسنامه و شرکت نامه پذیرش گردیده و اصول مدارک و مستندات و ضمایم پیوستی نیز ارسال می شود. توجه: بعد از اتمام و تکمیل مراحل فوق، کلیه فرآیندهای ثبتی از طریق پایگاه های مربوطه الکترونیکی قابل پیگیری می باشد.
تفاوت شرکتهای تجاری با موسسات غیر تجاری این است که وجه بارز و غالب در شرکتهای تجاری، موضوعات قراردادی و قصد کسب سود و تقسیم آن میان شرکا می باشد؛ چیزی که در اکثر موسسات غیر تجاری بدین شکل نیست. البته اگر واقع بینانه بنگریم در خصوص برخی موسسات، از جمله موسسات حقوقی اینگونه نباشد. نکته: موسسه حقوقی با دفتر وکالت وکیل دادگستری (دارالوکاله) تفاوت دارد؛ موسسه حقوقی دارای شخصیت حقوقی می باشد در صورتی که دفتر وکالت تحت نظر وکیل دادگستری که پروانه وکالت دارد فعالیت می کند.فعلا مطابق آخرین مقررات، ضرورت ندارد که صاحب (مدیر) موسسه حقوقی الزاما وکیل پایه یک دادگستری (وکیل شرکت) باشد.
برای امضای دفاتر ثبت شرکتها، مدیران و یا دارندگان حق امضا و یا نماینده و وکلای آنها اعم از وکیل دادگستری (وکیل شرکت) یا وکیل رسمی محضری و یااشخاص مأذون از طرف هیئت مدیره یا مجمع عمومی می‌توانند دفاتر ثبت شرکتها را امضا کنند.
ملاک اقدام در خصوص تعیین نام شخص حقوقی، دستورالعمل ابلاغی در سایت اطلاع رسانی ثبت شرکتها می باشد. برای مثال، نام هایی که به طرز گمراه کننده ای شبیه نام ثبت شده دیگری باشند پذیرفته نمی شوند. همچنین برای تغییر نام اشخاص حقوقی ثبت شده با تسلیم صورت جلسه ای که با رعایت قوانین مقررات و شرایط اساسنامه متناسب با شخصیت حقوقی تنظیم و به مرجع ثبت شرکتها ارائه می شود قابل تغییر خواهد بود (بارعایت تبصره ماده ۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت و تبصره ماده یک آیین‌نامه ثبت تشکیلات و موسسات غیر تجاری)
مهلت اعتبار نام تایید شده اشخاص حقوقی که منجر به ثبت و آگهی می شوند نامحدود است. اعتبار تایید نام شخص حقوقی در شرف تاسیس یا تغییرات، سه ماه از تاریخ تایید می باشد. این مدت برای شرکت های سهامی عام، شش ماه از تاریخ تشکیل مجمع عمومی موسس میباشد.
یکی از دعاوی شایع در دادگاهها (محاکم دادگستری) ابطال نام تجاری و منع استفاده از نام تجاری (ابطال ثبت نام تجاری یا ابطال ثبت موخر به لحاظ شباهت گمراه کنندگی) و همچنین ابطال علامت تجاری می باشد. وکیل دادگستری (وکیل شرکت یا وکیل مالکیت فکری) معمولا در این دعاوی می تواند با استناد به ماده ۵۷۸ قانون تجارت، مواد قانون ثبت اختراعات، طرح‌های صنعتی و علائم تجاری مصوب ۱۳۸۶(ماده ۲، ۱۴، ۲۰، ۳۲، ۴۰، ۴۲، ۴۷) و قانون مسئولیت مدنی (ماده ۱ و ۲)، ماده ۳۳۱ قانون مدنی و اصول کلی تجاری همچون رقابت مکارانه یا سوء استفاده تجاری نسبت به طرح دعوا اقدام کند.
وکیل پایه یک دادگستری و مشاور حقوقی
وکیل امور شرکتها
عضو کانون وکلای دادگستری مرکز